若要保證病案完整，同一患者的病案號必須唯一，即患者的病案號只能有一個。據(jù)此，病案號的管理顯得極其重要。
病案號不僅是識別患者的唯一標識，也是日后查找患者資料的唯一途徑，在病案管理中起到舉足輕重的作用。若一人出現(xiàn)錯號（如多號、重號、空號等現(xiàn)象），會直接導(dǎo)致病案信息不能及時錄入、歸類、匯總、上架，病案管理人員也會因糾正錯號而耗用大量的人力和時間，甚至帶來不必要的糾紛，進而造成醫(yī)院和患者都不愿意看到的不良后果。
此外，病案錯號還可導(dǎo)致醫(yī)生對患者的既往史缺乏連續(xù)、全面的了解，甚至遺漏重要的醫(yī)學(xué)信息，這將會給醫(yī)療臨床診斷帶來一定的影響，給醫(yī)院教學(xué)研究帶來遺憾，有損病案管理的科學(xué)性與嚴謹性。
接下來，我們來看浙大二院用如何用PDCA工具解決這項問題的。
一、現(xiàn)狀與原因
截至2012年5月30日，我院（浙醫(yī)二院）的病案號構(gòu)成中同身份證一個病案號的占比為80.81%。
我們在調(diào)查中捕捉到一些常見問題，同時分析導(dǎo)致這些問題的原因。
1、一人多號
同一患者多次入院就診，而每次卻使用不同的病案號。究其原因，主要有以下幾類：
?、賿焯柼幉僮鲉T為患者制就診卡時不能夠獲得正確的患者基本信息，錯誤包括填錯姓名、年齡亂填、地址信息過于簡單或者干脆不填等。這些不準確的就診信息會造成患者再次入院時（沒帶卡或卡消磁），掛號處的人員不能及時查詢到該患者首次就診所產(chǎn)生的病案號，而當作新患者來登記患者信息，重新生成病案號。
②患者此前住過院，但為了報銷醫(yī)療費，本次住院借用他人名義享受醫(yī)療保險。
?、刍颊咭蚰撤N疾病想隱瞞真實身份而隨意取名，再次入院時又想報銷便使用真實姓名。這些原因均會造成一人多號的現(xiàn)象。
2、病案重號
病案重號指的是不同患者共用同一個病案號。造成這種現(xiàn)象的原因是本院掛號處工作人員疏忽，或者沒有詳細詢問患者的信息，給該患者制卡時復(fù)制了其他患者的信息。
二、PDCA循環(huán)
1、P（計劃）
1.2012年6月1日成立質(zhì)量改進小組，成員來自客戶服務(wù)中心、IT中心、財務(wù)科、質(zhì)管辦；
2.修訂《患者身份辨識制度》；
3.給HIS系統(tǒng)增加病案號管理功能；
4.推行使用身份證實名制掛號；
5.目標：病案號唯一率≥99%。
2、D（實施）
1.IT中心：給HIS系統(tǒng)增加病案號管理功能，歸并一人多號的病案，審核新的病案號；
2.客戶服務(wù)中心：安排專人歸并和審核病案號；對于未帶身份證的病人，次日起根據(jù)信息單安排專人電話聯(lián)系，補登記身份證信息；
3.收費掛號處：實行實名制掛號；對于未帶身份證的病人，要求填寫新病人信息單，憑信息單制卡，工作人員再將信息單送至客戶服務(wù)中心。
3、C（檢查）
1.定期監(jiān)測唯一號改進情況；
2.實施前病案號的唯一率只有80.81%，而2013年7月卻達到99.20%。
4、A（處理）
1.修訂《掛號和號源管理制度》；
2.修訂《身份辨識制度》；
3.制定《唯一號產(chǎn)生機制管理》；
4.遇到的新問題：急診無名氏的信息管理；患者基本信息修改的管理。在此基礎(chǔ)上，我們啟動下一輪PDCA循環(huán)，改進主題為“提升患者基本信息的準確性”。
首先分析導(dǎo)致病人基本信息錯誤的各種原因：
緊接著，我們明確兩個定義和一個規(guī)定：
1.患者基本信息：又稱一級信息，指中華人民共和國居民身份證上含有的個人信息；公民照片作為可或缺的一級信息，軍人用的軍官證號碼代替身份證號碼，持護照的外籍人士用護照號代替身份證號。2.我院的病案號按照患者一級信息管理。3.患者擴展信息：又稱二級信息，指患者的現(xiàn)住址、單位地址、聯(lián)系電話、婚姻狀況、文化程度、未成年人的監(jiān)護人或患者法定代理人的基本信息（姓名、性別、身份證號、與患者關(guān)系、聯(lián)系電話等）。
當做好這些，我們再進一步確定關(guān)聯(lián)部門的職責(zé)：
1.門診部：負責(zé)患者基本信息（一級信息）修正的審批、實施。2.全院各科室：負責(zé)患者擴展信息（二級信息）的修正。3.醫(yī)務(wù)科：負責(zé)規(guī)范患者信息修正前后病歷資料的修改、保存。4.病案室：負責(zé)將患者基本信息修改的資料歸入病歷存檔。5.IT中心：負責(zé)與患者信息管理相關(guān)的軟件開發(fā)、修改及各類權(quán)限的設(shè)置；負責(zé)非門診時間、應(yīng)急情況下患者基本信息（一級信息）的修正。6.質(zhì)量管理辦公室：與患者信息有關(guān)的不良事件的接受、處理、分析。7.行政總值班：負責(zé)非門診時間、應(yīng)急情況下患者基本信息（一級信息）修正的審批。
接下來便輪到簡化流程（見圖5）：
最后便是正式實施和監(jiān)測結(jié)果（見圖6）：
本文摘選自《活學(xué)活用PDCA：醫(yī)院持續(xù)質(zhì)量改進70例》一書，《活學(xué)活用PDCA》擷取國內(nèi)JCI認證典范醫(yī)療機構(gòu)—浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第二醫(yī)院的近70個案例，逐一解析問題癥結(jié)、現(xiàn)狀和原因，提供解題思路和方法。值得一讀。
